Afiando sua agilidade com Open Spaces

Formato do Open Space

Open Space (wiki): “Trata-se de uma forma de congregar pessoas em uma conferência, retiro ou encontro.
Os participantes são convidados a gerar a agenda do encontro assim como participar liderando pequenos grupos de discussão durante o período desses encontros. Usualmente existe um facilitador mas este não é um líder oficial do encontro, que estabelece regras ou normas.”

Desde o evento da Python Brasil de 2008, onde o convidado internacional Bruce Eckel trouxe o formato Open Space para o Brasil, é comum ver nas agendas dos maiores eventos ágeis, uma janela para este ótimo método de estudo.

Quem já participou, sabe como é intenso. Um grupo de pessoas que nunca se viram, sentam para discutir um tema de interesse comum ou solucionar um problema proposto.

No percorrer do estudo, muitos pontos de vista e opiniões divergentes. Ao final, um resultado incrivelmente rico de informações e conhecimento compartilhado!

Mas como além do conteúdo estudado, o Open Space pode ajudar a quem pratica desenvolvimento ágil?

Se você já passou pela transição de se tornar um desenvolvedor ágil, sabe que não é tão simples como parece. Se tornar ágil implica em abraçar as mudanças e aceitar os desafios. Percorrer este caminho de adaptação é uma dificuldade que se vence com muita prática e persistência.

O Open Space, é importante nesse papel não só pelo conteúdo discutido durante as sessões, mas também pela evolução obtida nas práticas sociais que realizamos ao longo do encontro. Práticas estas que são utilizadas diariamente em um time ágil.

Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas” – Manifesto ágil

Parte dos requisitos de ser ágil, é saber interagir com outras pessoas. Uma boa comunicação é de máxima importância! Por muitos anos o desenvolvedor caminhou na direção contrária, se isolando, “fugindo” de seus usuários e até mesmo dos parceiros de equipe. Para um programador de fábrica, isso pode até ser um perfil comum, mas para um desenvolvedor que trabalha em equipe ágil, esse comportamento é inaceitável.

Fiz uma lista de habilidades que são treinadas durante o processo do Open Space, explicando porque são importantes no processo ágil. São elas:

– Agir sem hesitar diante da exposição

Livro - The Flinch
The Flinch – livro gratuito na amazon, ajuda a combater o reflexo de  hesitar.

Em um time ágil, cada integrante tem uma visibilidade muito maior. Práticas como “Pair Programming”, “Daily Meeting”, “Planning Poker”, “Sprint Retrospective” e algumas outras, nos levam a um nível de exposição consideravelmente alto. Com essa exposição, nossas virtudes são vistas e admiradas por todos! Porém nossas fraquezas também ficam a mostra, e no início isso não é confortável para ninguém!

No Open Space essa exposição é clara, você está com pessoas desconhecidas avaliando e questionando suas palavras e seu conhecimento no assunto abordado. Inclusive é um processo um pouco mais intenso, pois além dos olhares, não é raro de ver um ou mais participantes filmando.

E exatamente no momento em que você se sentir agredido pela exposição, é que estará trabalhando e ampliando suas habilidades.  Para aprender a lidar com o desconforto emocional, é preciso praticar exaustivamente, até que o nosso cérebro deixe de registrar este evento como uma ameaça.

Enquanto isso não acontece, hesitaremos sempre que o desconforto aparecer. Ao hesitar, deixaremos de colocar nossa opinião ou a colocaremos de forma insegura. Com isso, alguns efeitos colaterais acontecem:

  • Deixamos de ter importância na participação do grupo;
  • Com a ausência da sua opinião, o resultado final possivelmente será diferente e menos rico; 
  • Você deixará de evoluir, pois sua opinião não será evoluída ou corrigida pelo grupo;
  • Sua motivação cai por não se sentir útil como o restante do grupo;
  • Quanto menos se expõe, mais preso você fica na insegurança;
Valorize os seus limites e por certo não se livrará mais deles. Richard Bach

Com o tempo, aprendemos que mesmo com as nossas limitações, somos capazes de ajudar. Entendemos que em um processo colaborativo, não existe uma voz da verdade. A junção dos fragmentos das idéias e as correções de todos os envolvidos é que nos faz chegar ao êxito e crescimento.

No Agile, não pode existir medo de aprender. Se expor, é necessário para reconhecer e corrigir nossas fraquezas.

– Proatividade

Proatividade

A proatividade é a capacidade do indivíduo de agir de forma antecipada assumindo a responsabilidade da ação.

No OpenSpace, temos um facilitador, que pode fornecer algumas pequenas regras, apenas para garantir a saúde do conteúdo estudado. Olhando desta maneira, podemos identificar que assim como nos times ágeis, a hierarquia é flat e o facilitador atua de forma parecida ao ScrumMaster.

Portanto, nos dois ambientes somos livres para agir. E agir de forma antecipada, quando feito de forma correta, poupa tempo de todo o time.

Pode parecer paradoxal querer que todos os participantes sejam proativos. Porque você pode até pensar: “Se todos forem proativos, ninguém será.”

Isso não é uma verdade, pois cada um de nós possui experiências bem diferentes. E mesmo com experiências em comum, cada um absorve conhecimentos diferentes. Portanto, apesar de todos sermos proativos, o faremos em momentos distintos.

Com a proatividade o grupo ganha uma dinâmica incrível e a evolução caminha a passos largos! Quanto mais você pratica, mais fácil fica de identificar o momento certo de agir.

Para praticar a proatividade, tenha em mente algumas destas dicas: 5 dicas para ser proativo.

– Comunicação

Tão importante quanto ter o que dizer, é saber como dizer. Muitas vezes temos ótimas idéias mas não conseguimos passar adiante. Quando nos comunicamos de forma errada, as pessoas parecem não se importar com o que falamos e a sensação é de estar sendo excluído do grupo. Em outros momentos, as pessoas parecem que ficam bravas! E o locutor só pensa: “Ninguém tem paciência comigo!”

Pessoas com dificuldade de se expressar, tentam falar uma, duas e na terceira desistem. Deixando para trás um possível foco de mudança ou debate.

Um ciclo se inicia: o grupo cria um filtro e passa a rejeitar cada vez mais. O “mal” comunicador por sua vez, se frustra e passa a se comunicar cada vez pior.

A frustração, leva o indivíduo (de forma inconsciente) a executar seus mecanismos de defesa. Estes mecanismos visam resolver conflitos de forma adaptativa, por um caminho tortuoso, consumindo uma enorme energia DE TODOS os envolvidos.

O que no item da exposição era um motivo para ter medo, aqui é um motivo para ter esperança: As pessoas participantes são desconhecidas!

Com isso ninguém filtra ninguém. As pessoas ainda estão criando suas referências, não existe expectativa de nenhum participante. Uma nova chance de se comunicar nasce, sem nenhum PRÉ-conceito.

A cada open space, uma chance de praticar, corrigir e arriscar formas de se comunicar. A cada open space, novas pessoas, com características diferentes, nos permitindo praticar a comunicação para diversos tipos de receptores!

– Planejamento (Gestão do tempo)

No open space, o grupo tem uma janela de tempo para gerar a solução ou concluir o estudo. Após o termino, o resultado deve ser apresentado para os outros grupos. Essa apresentação, pode ser entendida como o valor entregue ao final de uma sprint.

Em um processo com hierarquia plana, a responsabilidade de gerir o tempo, é de todos. Ter a visão do custo de cada desperdício é essencial para se evitar excessos que comprometam a entrega no prazo.

Para que essa visão seja a mesma entre os participantes, é preciso que seja entendido por todos a definição de pronto. Sem isso, as pessoas tendem a gastar mais energia em coisas menos importantes. Uma boa definição de pronto, nos permite saber o quanto de trabalho ainda falta a ser realizado.

 – E muito mais…

Como foi falado, o ambiente é extremamente rico para o desenvolvimento social e além destes itens que entrei em detalhe, ainda podemos trabalhar diversas outras habilidades!

Quando tiver a oportunidade de participar, não hesite! 😀

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