Retrospectivas com OKRs – acelerando a adoção

A retrospectiva a seguir serve para lidar com algumas disfunções na adoção do OKR. É bem comum no início da adoção que os times não tenham muito envolvimento com os indicadores e acabem caíndo no erro de definir aqueles famosos objetivos de virada de ano. Onde você faz a definição e esquece até que próximo ano se aproxime.

Começamos a utilizar OKRs na OLX no início de ~2016. Cada trimestre que passava, toda a organização demonstrava nitidamente ter amadurecido um pouco mais na utilização dessa metodologia que, assim como uns certos métodos que conhecemos bem, parecem simples mas envolvem muitas mudanças de mindset e quebra de paradigmas.

Durante os primeiros trimestres era comum perceber alguns times mais desconectados dos objetivos e então comecei a fazer uma adaptação bem simples durante as retrospectivas que gerava um certo choque de realidade nos participantes do time, deixando claro como andava o engajamento de cada indivíduo nos objetivos do trimestre, movimentando a equipe para correções táticas com o intuito de alcançar os objetivos.

Dinâmica

screen-shot-2017-02-17-at-12-00-13-amA dinâmica é o seguinte, pegue qualquer retrospectiva que você queira fazer com o time e adapte para deixar uma faixa de tempo para falar dos OKRs.

Essa imagem é um exemplo de adaptação que fiz. Uma retrospectiva simples, trazendo pontos positivos, reconhecimento de pares (Kudo Cards) e oportunidades de melhoria que serão foco durante a próxima quinzena.

No último quadrante, entra o que chamei de OKR Feeling. A bolinha preta indica o quanto já andamos dentro do trimestre, que é representado pela linha.

Ao falar sobre esse quadrante, se certifique que através do desenho todos tenham conhecimento do quanto já entramos no Quarter. E solicite que eles anotem post its (de forma individual) falando sobre o quão confiantes estão em relação ao atingimento dos Key Results propostos na virada do Quarter. Para ter mais clareza, estimule também que esse sentimento venha junto com um motivo.

screen-shot-2017-02-17-at-1-03-20-amVocê terá então algo parecido com a imagem ao lado. E assim como acontece no restante da retrospectiva, você pode utilizar as visões diferentes para gerar um senso comum de urgência e traçar novos planos que façam com o que o time volte a focar nos resultados gerados através das suas ações.

Também é comum que muitos não saibam nem como estão os KRs. E vale você já deixar preparado sua ferramenta de anotação de OKRs para trazer dados ao time. Só sugiro de não levar a ferramenta antes da escrita de post its, já que quebraria a intenção de identificar como está o engajamento de todos.

Como Coach, vale também ficar atento ao que surge nessa etapa para que você possa fazer um trabalho mais profundo. Entendendo e agindo na causa raiz da falta de engajamento na adoção de OKRs, que por muitas vezes, estrapolam o escopo do time.

 

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Retrospectiva guiada pelo Board Kanban

img_20161125_231148_processedQuanta informação sobre o Time um Board pode nos fornecer? Muitas! Mas é bem comum os times perderem (ou nunca criarem) esse senso de observação.

Vejo alguns Agile Coaches tentando enfiar na cabeça dos times métricas Kanban sem antes mesmo dos times realmente terem capacidade de entender o que é um Board e os benefícios da gestão visual.

Tirar fotos de cenários específicos e levar para a retrospectiva pode ser uma ótima forma de recuperar o poder de observação e afiar a visão crítica do time no dia a dia.

Mas um ponto importante: você como Coach precisa saber o momento em que o board fornece boas características e disfunções para o aprendizado. Times que tem poucas disfunções no board provavelmente não vão tirar proveito dessa atividade.

Então vamos lá…

Pré requisito:

  • Time com disfunções explícitas no board
  • Foto(s) ao longo da iteração do board

Dinâmica:

  • Levantamento de observações;

Dê um tempo para que o time em silêncio observe o board e anote as disfunções percebidas.

  • Organize as observações;

Organize as obervações agrupando temas e use seu conhecimento de Kanban para traduzir as obervações para o termo correto. Nem sempre o time vai saber explicar corretamente a disfunção e pode escrever coisas aleatórias em que vc precisará traduzir ao agrupar.

  • Abra votação;

Deixe 3 votos para cada membro do time e peça para que eles votem nas mais importantes.

  • Levante os efeitos colaterais EXISTENTES;

Para os tópicos mais votados, levante junto ao time efeitos colaterais dessas disfunções observadas. Tire o chapéu de facilitador e use do poder da mentoria pra ajudar nessa identificação, caso eles não tenham conhecimento o suficiente.
É importante trazer efeitos reais e não possibilidades futuras. Isso ajuda o time a criar desejo pela mudança e a manter o foco no que realmente importa.

  • Identifique os motivos da disfunção;

Guie para que o time identifique os principais motivos para que a disfunção ocorra.

  • Conclusão final;

Baseado nos três itens anteriores (observações, efeitos colaterais e motivos), levante junto ao time novos acordos e evoluções no processo. Nesse momento também é importante você atuar como mentor para que eles consigam ser mais assertivos, caso a disfunção esteja diretamente relacionada ao conhecimento de Kanban.

 

Foque no positivo e viva de forma mais efetiva

NEGATIVISMOQual foi a última vez que você saiu reclamando de um curso, palestra, festa, evento ou qualquer outra atividade do tipo? Tente lembrar quanto tempo você gastou pensando, murmurando e espalhando o seu descontentamento.

Agora me permita mais uma pergunta: o que essa atitude lhe trouxe de BOM?

Essa reflexão é muito importante pra que a gente perceba que muitas vezes potencializamos os efeitos dos eventos negativos em nossas vidas. Gastamos energia e tempo remoendo algo focando somente nas coisas que foram ruins.

Pretendo então lhe fazer um convite muito especial. Exercite seu pensamento durante 1 mês priorizando os acontecimentos positivos.

“O pessimista vê dificuldade em cada oportunidade; o otimista vê oportunidade em cada dificuldade.” Winston Churchill

Dependendo do seu nível de pensamento, pode ser que você não consiga nem mais enxergar os acontecimentos positivos dentro de algo que saiu errado ou fora da sua expectativa. Então darei algumas dicas de como fazer esse exercício. Como exemplo, imagine que você que você irá participar de um evento de tecnologia.

Primeiro passo: reflita sobre o motivo que lhe fez ir até esse evento. Inicialmente se faça perguntas como “Por que estou indo?”,  “O que espero encontrar?”, “O que esse evento me trará de bom?”.
Depois de responder, questione se realmente essa é a melhor forma de aproveitar esse evento. Quais outros fatores positivos (diretos ou indiretos) o evento poderá gerar?

Vamos detalhar o exemplo:

Por que estou indo no evento do Rio Agile? Pra aprender mais sobre Agile com os palestrantes.
O que espero encontrar? Palestras de alto nível.
O que esse evento me trará de bom? Mais experiência/conhecimento pra lidar com o dia a dia do trabalho e consequentemente tornar meu trabalho mais eficaz.
Realmente essa é a melhor forma de aproveitar esse evento? Hmmm não.

  • Eu também posso conversar com outras pessoas e entender como funciona o desenvolvimento ágil em outras empresas!
  • Posso compartilhar conhecimento e receber opiniões diversas.

Segundo passo: reflita sobre quais atitudes você precisa ter pra alcançar o máximo dos objetivos definidos anteriormente. No caso do exemplo:

– Prestar atenção nas palestras e anotar todos os insights;
– Aproveitar o Coffee Break para conhecer novas pessoas e empresas;
– Levar cartão de visitas com endereço do LinkedIn/Twitter/Blog;
– Participar como voluntário quando houver dinâmica de grupo nas palestras;

 Terceiro passo: Vá para o evento. Agora você tem um objetivo, uma missão. Foque nisso o tempo todo!

Se você reparar bem nos passos, a conquista desses objetivos raramente será afetada por terceiros. A responsabilidade é sua! Uma palestra pode ser ruim, mas você pode aproveitar o assunto p/ interagir com outras pessoas. Após a palestra você também pode debater com o palestrante e tentar colocar o seu ponto de vista. Enfim, quanto mais você praticar esse raciocínio, mais natural e fácil vai ficando até que passe a incorporar essa mentalidade nas suas qualidades pessoais.

“Tudo o que vier é bem-vindo. Deixe que venha. Se for bom, deixe que fique. Se for ruim, deixe que vá.”

Não aceite desperdícios de energia e tempo na sua vida! Reflita sobre como aplicar esse pensamento de outras formas em seu dia a dia e tenha certeza que boas coisas virão!

Grande abraço!

As 12 Questões Gallup

engagementDescobri recentemente, no Agile Brazil 2013, mais essa grande ferramenta para coletar informações através de dinâmicas individuais. As 12 questões são o resultado de uma pesquisa intensa da empresa Gallup, que visa identificar o nível de engajamento dos funcionários.

O interessante desse tipo de ferramenta é que unindo com técnicas de Coaching, é possível explorar muito mais informações, como conflitos, alinhamento de expectativas, nível de stress, entre outras.

Além disso, se o foco for melhoria contínua, em cada pergunta você consegue levantar pontos de evolução na gestão, no próprio entrevistado, no grupo e no ambiente ao qual o mesmo está inserido.

A seguir as 12 questões onde o entrevistado dá uma nota de 1 a 5, indicando o seu nível de satisfação com o item em questão:

1. Sei o que esperam de mim no meu trabalho.
2. Tenho os materiais e equipamentos necessários para realizar o meu trabalho corretamente.
3. No meu trabalho, tenho a oportunidade de fazer o que faço de melhor todos os dias.
4. Nos últimos sete dias, recebi algum reconhecimento ou elogio por realizar um bom trabalho.
5. Meu supervisor, ou alguém do meu trabalho, parece importar-se comigo como pessoa.
6. Há alguém em meu trabalho que estimula o meu desenvolvimento.
7. No meu trabalho, minhas opiniões parecem contar.
8. A missão/objetivo da minha empresa me faz sentir que meu trabalho é importante.
9. Meus colegas de trabalho estão comprometidos em realizar um trabalho de qualidade.
10. Tenho um(a) melhor amigo(a) no trabalho.
11. Nos últimos seis meses, alguém em meu trabalho conversou comigo sobre o meu progresso.
12. No último ano, tive a oportunidade de aprender e crescer no meu trabalho.

No meu caso, como a ideia era utilizar a dinâmica para coletar informações que determinassem minhas futuras ações, apliquei algumas técnicas de coaching em conjunto e a duração de cada entrevista foi de aproximadamente 1 hora.

Caso você tenha interesse em conhecer mais sobre essa ferramenta, recomendo a leitura do livro: 12 – The Elements of Great Managing

Abraço!

Lean e Desenvolvimento Ágil como vantagem competitiva

Artigo escrito para divulgação em Mídias de Telecomunicações com objetivo de atingir o público leigo.

No final de 2010, com o intuito de melhorar a qualidade de seus produtos e serviços, a ISPM iniciou uma transição cultural ao adotar valores, princípios e práticas da filosofia Lean e do desenvolvimento Ágil de Software.

Em rápidas palavras, Lean tem como principal objetivo maximizar o valor do cliente e minimizar desperdício. Ou seja, utilizar pouco recurso porém aumentando sua qualidade, em um sistema de melhoria contínua que conta com pessoas motivadas e preparadas.

Desenvolvimento Ágil, por sua vez, traz um conjunto de princípios e práticas voltados ao desenvolvimento de software que, quando conectados de forma correta, potencializa os resultados do Lean. Nesse conjunto, podemos destacar alguns valores ágeis: constante interação entre todos os envolvidos, software em funcionamento como medida de progresso, colaboração com o cliente e resposta rápida a mudanças.

Na estratégia de planejamento dos produtos, o foco se volta para a entrega contínua de valor, que aliado ao conceito de entrega incremental do desenvolvimento Ágil, permite que nossos produtos atendam aos clientes de acordo com suas prioridades. Trazendo solução e retorno do investimento, antes mesmo dos produtos estarem com todas suas funcionalidades implementadas.

Esses incrementos de valor (funcionalidades e melhorias), são realizados em ciclos de curta duração e entregues aos clientes assim que prontos. Esse formato cíclico, nos permite mudar de direção sempre que houver necessidade. Permite também, que nossos Clientes recebam funcionalidades importantes sem a necessidade de uma grande espera. Além disso, a revisão do ciclo anterior, promove aprendizado nas pessoas e evolução empírica do processo.

“The only certainty in life is change”

Garantimos então, resposta rápida à mudanças e eliminação de desperdícios. Mas isso não seria possível sem uma equipe de alta performance. Nossos times de desenvolvimento, são preparados para que este formato não afete a qualidade do software. Arquitetura emergente, testes automatizados, clean code e código coletivo são algumas das muitas técnicas utilizadas para tornar sustentável o desenvolvimento incremental dos nossos produtos.

“Build projects around motivated individuals. Give them the environment and support they need, and trust them to get the job done.” — Agile Manifesto

Apaixonados pelo o que fazem, os times estão em constante evolução. Este engajamento, se dá através de técnicas “ágeis” que promovem os três pilares da motivação de um trabalhador do conhecimento: domínio, propósito e autonomia.

Hoje, graças a essas características que o Lean e o desenvolvimento Ágil agregaram à nossa cultura, temos a vantagem de prover respostas rápidas e eficazes às necessidades de nossos clientes, que por sua vez, recebem ferramentas que realmente solucionem seus problemas.

Planos… não os leve tão a sério.

PlanejamentoQuando planejamos algo, tentamos nos antecipar aos possíveis problemas, como se realmente fossemos estar livres de imprevistos. Fazer planos nos dá uma sensação de segurança e aumenta a coragem de seguir em frente. Fazer um plano, facilita a aderência de outras pessoas, afinal, “como você pode ver, não tem como dar errado”.

Fazer planos é útil e necessário. Mas em ambientes complexos, a forma de realizar esses planos deve ser encarada diferente. A imprevisibilidade dos fatos, deve ser levada em consideração para que seja possível alcançar o objetivo que realmente satisfaça seu propósito.

ISSO NÃO QUER DIZER TENTAR PREVER O IMPREVISÍVEL. Isso quer dizer que responder à mudanças deve fazer parte do plano, portanto não se apegue!

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Apego, é algo que você deve evitar sempre. O apego dificulta a nossa capacidade de raciocinar e nos leva ao desperdício de energia com ações que não são mais úteis.

Durante a execução do plano, o foco deve ser voltado para o propósito e não para o objetivo. Pra deixar claro, objetivo é o alvo que você quer atingir, propósito é o que te faz querer isso. Esse detalhe escrito em um curto parágrafo parece simples, mas é o motivo principal da falha da maioria dos projetos corporativos.

Dependendo do propósito, o objetivo pode variar diversas vezes. O foco no propósito, ajuda a inspecionar
constantemente se o Objetivo atual está correto e se o plano atual é o mais eficiente.

Portanto, considerando todas as variações, o plano deve ser enxuto e servir apenas como TRILHA e não como TRILHO para sua jornada. O plano deve ser visto como algo que vai enriquecendo conforme você caminha. Conforme você aprende. Deve ser escrito a lápis e estar em constante adaptação.

E se por um acaso o propósito não existir mais? – Por um mundo mais eficiente, DESAPEGUE! 😉

Reuniões sem resultados? Chame um facilitador

Como em qualquer empresa, no desenrolar de projetos, procedimentos e processos, algumas coisas saem erradas. Esses erros normalmente são contornados a tempo e a maioria não chega nem a afetar o cliente. Porém, nenhum erro nasce e morre sem deixar um desgaste pelo caminho.

O acúmulo destes desgastes resulta em conflitos entre as áreas, que a longo prazo, diminui a performance e capacidade de toda a empresa. Além de criar aquele clima horrível que a maioria de nós já teve a oportunidade de conhecer.

FacilitaçãoAlgumas empresas ignoram esses conflitos e realizam suas reuniões de aprendizado (liçoes aprendidas ou retrospectivas) sem se preocupar com o nível de stress entre as áreas envolvidas. E nesse caso, o comum é que tenhamos comportamentos negativos como estado de defesa ou lavagem de roupa suja. Consequentemente o resultado não será dos melhores e talvez agrave ainda mais os problemas de relacionamento.

O trabalho do Facilitador nesses casos é de extrema importância. Identificar o perfil de cada participante, o clima organizacional e o objetivo da reunião, possibilita ao Facilitador desenvolver atividades que potencializem o aprendizado sem a necessidade de gerar um novo desgaste entre os envolvidos.

O preparo da reunião vai da elaboração de um convite efetivo, passando pelos estágios da atividade de facilitação e o encerramento, onde deverá ser anotado ações, responsáveis e prazo (quando realmente for necessário).

FacilitaçãoA posição neutra do Facilitador permite que o mesmo não se deixe levar pelo debate, controlando assim os estágios da atividade, discussões improdutivas e comportamentos impróprios, como busca por culpados e estado de defesa. Seu trabalho é garantir foco no objetivo principal da reunião.

Além do propósito pontual, a longo prazo, o facilitador tem o papel de educar os participantes sobre valores e princípios de uma reunião de aprendizado. Conceitos sobre evolução contínua, trabalho em equipe, liderança e feedback devem sempre ser passados quando houver necessidade ou oportunidade. Com o tempo, as coisas passarão a fluir de maneira natural, até que se tornem parte da cultura da empresa.

E você, tem feito uso de facilitadores ou sentido a necessidade de tê-los?

Abraço!

Cuidado ao gerar expectativas

Creio que toda empresa tenha boas intenções com seus funcionários. Talvez, elas apenas não saibam a melhor forma de lidar com eles.

Um dos maiores erros que essas empresas cometem, é o de negligenciar a expectativa gerada através de suas ações. Ações essas que iniciam com boa intenção, normalmente a de motivar seus colaboradores.

Infelizmente, essa negligência acaba resultando no efeito contrário. Desmotivação, estado de defesa, raiva, ansiedade e ironia são alguns dos muitos efeitos colaterais causados.

ConflitosUm detalhe que parece passar despercebido, é que mesmo que a ação tenha surtido efeito positivo na maioria do grupo, os poucos que foram afetados pelos efeitos colaterais, podem (e normalmente vão) disseminar toda a sua insatisfação contaminando ou desgastando, ao longo do tempo, todo o grupo.

Então, a primeira vista, o plano parece ter sido bem sucedido. Porém os efeitos estão acontecendo por baixo dos panos e o resultado disso só irá aparecer quando ninguém mais lembrar qual foi a causa raiz.

A distância entre a percepção do problema e o evento considerado como causa raiz, dificulta o diagnóstico e acarreta em desperdício de energia, tempo e dinheiro ao tentar resolver o(s) caso(s) de forma ineficaz.

feedbackNão é possível controlar previamente a totalidade de quais expectativas serão geradas nas pessoas. Isso é muito particular para ser controlado. Porém, é possível utilizar o feedback como forma de alinhar constantemente as expectativas com a realidade.

Se o feedback for constante o suficiente, é possível diminuir os mal entendidos, corrigir variações indesejadas e assim eliminar ou ao menos perceber e trabalhar a tempo a insatisfação dos envolvidos.

Dependendo do tipo de iniciativa, também se faz necessário efetuar uma ação conjunta com outras áreas, pois as expectativas podem ser geradas até mesmo nas pessoas que não estão no plano de ação. Principalmente quando se trata de benefícios, seja ele de qual tipo for.

De fato, é preciso enxergar a Organização como um organismo complexo e sensível. Toda e qualquer ação afetará todo o grupo, seja de forma direta ou indireta, célere ou tardia. Cuidar destes detalhes, evita o desperdício além de ajudar a reter talentos e tornar toda a empresa mais eficaz.

Atividade: Moving Motivators

Appelo

Sou um grande admirador dos trabalhos do Jurgen Appelo, e recentemente, pensando em melhorar o índice de satisfação dos times, resolvi testar um dos seus jogos.

O Moving Motivators (ChampFrogs) é uma atividade aplicada individualmente, que tem como objetivo principal identificar como uma determinada mudança Organizacional pode afetar a motivação do indivíduo.

Se trata de um baralho com 10 cartas, onde cada uma representa um fator motivacional. Estes fatores foram identificados em estudos sobre as teorias da motivação.

Moving Motivators CardsUtilizei esta atividade para iniciar o ano de 2013 com metas de curto prazo que possam significar melhorias consideráveis no desempenho dos times. Além de conseguir metas para a Organização que representem a necessidade da maioria, também identifiquei alguns focos de melhoria individuais.

Fiquei extremamente satisfeito com os dados que consegui coletar. Além de receber estas informações, ficou claro que as pessoas iniciaram uma reflexão sobre a responsabilidade na  própria motivação e na do grupo também.

 Observei algumas dicas que posso compartilhar com vocês:

  • O tempo das dinâmicas variam, então escolha o momento certo de fazer. Não pode existir pressa. No meu caso, variou entre 20 minutos e 2 horas;
  • As pessoas mais antigas na empresa, provavelmente precisarão de mais tempo e mais atenção;
  • Informe com clareza qual o objetivo da dinâmica. Se a pessoa achar que se trata de uma avaliação, o resultado será diferente;
  • Anote itens críticos para se certificar que nada será esquecido;
  • Algumas pessoas falam menos ou mais devagar. Estimule sem induzir;
  • Quando a pessoa falar pouco, nos momentos de silêncio, deixe que o desconforto seja um estímulo para que ela fale mais;
  • Se a dinâmica for para gerar mudança, se comprometa a dar um feedback em breve;
  • Crie confiança avisando que as informações não serão passadas para outra pessoa. Apenas dados consolidados de todas as dinâmicas, sem autoria, serão apresentados;
  • Estimule para que os assuntos não se prendam aos títulos das cartas. Algumas cartas podem trazer informações sobre conflitos, problemas mal resolvidos e etc;
  • Para não gerar falsa expectativa, antes de iniciar, avise a todo o grupo os motivos da dinâmica.

É isso, está ai uma ferramenta muito útil para coletar informações. Caso venha a realizar este exercício, também gostaria de saber sobre as suas observações!

Segue o link do exercício, onde você pode baixar as cartas e aprender como executar: Moving Motivators Exercise

Um abraço!